YOU CAN REACH US VIA EMAIL, WHATSAPP AND PHONE 

ALGEMENE VOORWAARDEN  (NED)  /  GENETAL TERMS AND CONDITIONS (ENG)

 

General terms and conditions for excursions and activities booked online with Egypt3Trips 2025 

Article 1: Definitions In these general terms and conditions,

The following words are understood to mean:

1. Cancellation: the written end of the Agreement before the Excursion begins, following the cancellation rules.

2. Proof of Participation: A digital or printed copy of the file that was sent to the Customer along with the confirmation email for the Order;

3. Trip(s): the trip(s) and activity(ies) of Egypt3Trips;

4. Tour Guide: the person who leads the tour on behalf of Egypt3Trips;
5. Customer: the person who buys or replaces, being a real individual;
6. Order: a booking for an Excursion made by a Customer on the Egypt3Trips website(s);
7. Agreement: a deal between Egypt3Trips and the Customer for an Excursion
8. Egypt3Trips: a public legal organization created under the Egypt3Trips Independence Act 2025, located in Antwerp,
9. Payment: The total amount the Customer needs to pay in Euros for the Excursion, which includes VAT.

Article 2: Who It Applies To
1. These general terms and conditions are applicable to every Agreement and/or sale of Excursions through the Egypt3Trips website.
2. These terms and conditions are important for both Egypt3Trips and the Customer. Any other terms that are not included here are not applicable. Any agreements that differ from these terms and conditions will only be valid if both parties agree to them in writing.

Article 3: Making Reservations and Finalizing the Agreement
1. An Agreement is made when Egypt3Trips accepts an Order by sending a Confirmation Email along with a Participation Certificate to show that your reservation is all set.
2. Egypt3Trips has the right to decline orders. If an order is refused, Egypt3Trips will let the Customer know in writing or via email within five business days of the order being placed.

Article 4: Cancelling, transferring participation, and rebooking
1. The Client can cancel the Agreement anytime before the Excursion without needing to explain why.

The Client will be responsible for the following costs:

Period before start date Reimbursement More than 14 days 20% of the Reimbursement Between 14 days to 7 days 50% of the Reimbursement Less than 7 days 100% of the Reimbursement

2.The Customer can pass the Agreement to someone else who will take their place by showing the Participation Certificate. The original person who made the Agreement will still be the main contact for Egypt3Trips.
3.Egypt3Trips has the right to cancel the Agreement whenever needed, and will share the reasons with the Customer. Reasons for cancellation by Egypt3Trips may include, but are not limited to, not enough registrations, weather issues, a pandemic, actions taken by the relevant authorities, other risks, and the (limited) availability of tour guides.
4. If you need to cancel, any money you've already paid will be returned to you. If the Customer cancels, the amount refunded will be less the reimbursements mentioned in paragraph 1. The payment will go back to the same account number that was used for the original payment.
5. You can rebook to a different excursion up to 7 days before the scheduled date. 6. Cancellations and rebookings will happen as mentioned on the Certificate of Participation.

Article 5: Responsibilities of the Customer
1. The Customer should take a look at the Confirmation Email and the Participation Certificate to make sure everything is correct. If there are any mistakes, please let Egypt3Trips know right away by email or phone.
2. If the Customer hasn't received the Confirmation Email and Proof of Participation within five business days after placing the Order, and definitely before the Excursion starts, they should reach out to Egypt3Trips. Without the Proof of Participation, the Customer won't be able to use the Excursion reservation.
3. The Customer shares the date, time, and location listed on the Participation Certificate and presents the Participation Certificate to the Excursion Guide.
4. The Customer can make payments through the website using the options provided there.
5. The Customer needs to let Egypt3Trips know ahead of time if there’s any change in validity after placing the Order and whether they can join the related Excursion. If they don’t, the Customer will be responsible for what happens next, and they won’t be able to cancel the Agreement or get back any money they’ve already paid.
6. The Customer must follow the Excursion Guide's instructions.
7. The Client is and will always be responsible for checking if he/she/it is in good enough shape to join the relevant Excursion.

 

Article 6: Carrying Out Excursion(s)
1. If the Client arrives late, the Excursion Leader might choose to start the planned Excursion without them. Unfortunately, no refunds will be given.
2. The length, setting, and path of the Excursion might differ from what was agreed upon or any details shared beforehand, and it could be made shorter or longer based on the weather.
3. In this situation, the Excursion will be considered to have been completed as per the Agreement, and there will be no refunds for any amounts paid, nor will there be a right to repeat the Excursion along the originally mentioned environment or route.
4. If the weather isn't great (like if it’s raining), the trip will still go on unless it becomes impossible or unsafe. This decision is up to Egypt3Trips or the trip leader.
5. The Excursion Guide can decide to exclude a Customer from continuing to join the Excursion and end the Agreement for that Customer if, even after a warning, the Customer:
a. creates trouble for the Excursion Guide and/or other Customer(s);
b. puts the safety of himself and/or others at risk;
c. goes against the rules in Article 5.6; d. handles nature and the environment carelessly; or e. disrupts the pleasant vibe during the Excursion. * Any extra costs that come from this will be the Customer's responsibility.
6. If a Customer leaves early, there won't be any refunds for the amounts already paid.
7. The Excursion Guide has the right to remove a Customer from continuing in the Excursion and end the Agreement for that Customer if, in the Excursion Guide's view, their condition makes them unfit for (further) participation in the Excursion.

Article 7: Responsibility
1. Joining the trip and using any materials or transportation is at the customer's own risk. Egypt3Trips isn't responsible for: a. theft, loss, damage, or injury to property or people of any kind, unless:
there is intention or serious carelessness from Egypt3Trips or any of its team members
2. which happens directly because the Customer is following the Excursion Guide's instructions;
b. the effects of severe weather events or other types of unforeseen circumstances and;
c. any damages connected to, or resulting from, professional or commercial activities carried out by third parties for the benefit of the Excursion.
2. Egypt3Trips' responsibility is limited to the amount you paid for the Excursion, or the amount covered by Egypt3Trips' insurance company in the specific situation.
3. Clear printing and typing mistakes do not hold Egypt3Trips responsible.

Article 8: Creative Ownership
1. Unless we say otherwise in writing, the copyrights and all other intellectual and industrial property rights of the Excursion and the materials that come with it belong to Egypt3Trips and/or its suppliers.
2. It's not allowed to take photos or recordings of the Guide, or to share or publish them, unless you have the Guide's permission. This rule also applies to taking, using, and sharing photos or recordings of other participants in the Excursion.

Article 9: Protecting Customer Information
1. Egypt3Trips gathers, uses, and shares the personal information about the Customer following the relevant national and European laws and rules.
2. Egypt3Trips values your privacy and is the only owner of the information collected through the Egypt3Trips website, unless stated otherwise. The details you provide will be used to keep you updated about the Excursion and will never be sold, shared, or rented to anyone else, except as outlined in the privacy statement on the website.

Article 10: Grievances
1. Egypt3Trips will do its best to carry out the Excursion according to the details of the Agreement. If the Client notices any issues with how the Agreement is being fulfilled, they should let the Excursion Leader know right away so that a suitable solution can be found.
2. If the issue hasn't been sorted out to your liking while you were there, you can let Egypt3Trips know in writing, along with your reasons, within 14 days after the activity wraps up.

Article 11: Laws that apply and resolving disputes

1. The Agreement follows the laws of Belgium.
2. Any disagreements between the parties will be taken to the appropriate Belgian court.
The parties will only go to court after they have tried their best to resolve a disagreement together.

 

GENETAL TERMS AND CONDITIONS (ENG)

 

Algemene voorwaarden online geboekte excursies en activiteiten Egypt3Trips 2025 Nederlands

Artikel 1: Definities
In deze algemene voorwaarden wordt verstaan onder:

1. Annulering: de schriftelijke beëindiging van de Overeenkomst voor de startdatum van de Excursie overeenkomstig de
annuleringsvoorwaarden

2. Deelnamebewijs: Een digitale of papieren print van het bestand dat met de bevestigingsemail aan de Klant is verzonden
ter bevestiging van een Order;

3. Excursie(‘s): de excursie(‘s) en activiteit(en) van Egypt3Trips;

4. Excursiebegeleider: diegene die de Excursie namens Egypt3Trips begeleidt;
5. Klant: de koper of plaatsvervanger, zijnde een natuurlijke persoon;
6. Order: een reservering van een Excursie door een Klant via de website(s) van Egypt3Trips;
7. Overeenkomst: overeenkomst tussen Egypt3Trips en Klant voor een Excursie
8. Egypt3Trips: publiekrechtelijke rechtspersoon op grond van de Wet verzelfstandiging Egypt3Trips
2025), gevestigd te Antwerpen, 
9. Vergoeding: Het door de Klant te betalen bedrag in Euro’s voor de Excursie, inclusief BTW.

Artikel 2: Toepasselijkheid
1. Deze algemene voorwaarden zijn van toepassing op iedere Overeenkomst en/of verkoop van Excursies via website van
Egypt3Trips.
2. De algemene voorwaarden zijn bindend voor zowel Egypt3Trips als de Klant. De toepasselijkheid van andere dan deze
algemene voorwaarden is expliciet uitgesloten. Van deze algemene voorwaarden afwijkende afspraken zijn slechts geldig
indien schriftelijk tussen partijen overeengekomen.

Artikel 3: Reserveren en tot stand komen Overeenkomst
1. Een Overeenkomst komt tot stand op het moment dat Egypt3Trips een Order heeft aanvaardt door het versturen van
een Bevestigingsmail met een Deelnamebewijs als bewijs van reservering.
2. Egypt3Trips behoudt zich het recht voor om Orders te weigeren. In geval van weigering bericht Egypt3Trips de Klant
hierover schriftelijk of per email binnen vijf werkdagen na het plaatsen van de Order.

Artikel 4: Annulering, overdragen deelname en omboeken
1. De Klant kan zonder opgaaf van reden de Overeenkomst voorafgaand aan het uitvoeren van de Excursie
annuleren. Hiervoor is de Klant de onderstaande kostenvergoeding verschuldigd:

Periode voor startdatum                Kostenvergoeding
Meer dan 14 dagen                          20% van de Vergoeding
Tussen 14 dagen tot 7 dagen           50% van de Vergoeding
Korter dan 7 dagen                         100% van de Vergoeding

2. De Klant kan de Overeenkomst overdragen aan een andere persoon die hem of haar vervangt op vertoon van
het Deelnamebewijs. De persoon met wie de Overeenkomst in eerste aanleg gesloten is blijft contactpersoon
van Egypt3Trips.
3. Egypt3Trips heeft het recht de Overeenkomst te allen tijde te annuleren onder mededeling van de redenen
daartoe aan de Klant. Annulering door Egypt3Trips kan onder meer (niet limitatief) gelegen zijn in te weinig
aanmeldingen, weersomstandigheden, pandemie, maatregelen van het daartoe bevoegde gezag, andere
gevaren en (beperkte) beschikbaarheid van Excursiebegeleiders.
4. Bij Annulering vindt restitutie plaats van de reeds betaalde bedragen. In het geval van Annulering door de
Klant wordt het terug te betalen bedrag verminderd met de in lid 1 omschreven kostenvergoedingen. Betaling
vindt plaatsop hetzelfde rekeningnummer als waarvan de betaling gedaan is.
5. Omboeken naar een andere Excursie is mogelijk tot uiterlijk 7 dagen voor het plaatsvinden van de Excursie. 6.
Annulering en omboeking vindt plaats volgens de op het Deelnamebewijs vermelde wijze.

 

Artikel 5: Verplichtingen van de Klant
1. De Klant controleert de Bevestigingsemail en het Deelnamebewijs op juistheid. Eventuele onjuistheden geeft
de Klant zo spoedig mogelijk per e-mail of telefonisch door aan Egypt3Trips.
2. Indien de Bevestigingsemail en het Deelnamebewijs binnen vijf werkdagen na het plaatsen van de Order, doch
uiterlijk voor aanvang van de Excursie, niet in het bezit is van de Klant dan neemt deze contact op met
Egypt3Trips. Bij het ontbreken van het Deelnamebewijs kan de Klant geen gebruik maken van de reservering voor
de Excursie.
3. De Klant meldt zich op de datum, het tijdstip en de plaats zoals weergegeven op het Deelnamebewijs en toont
het Deelnamebewijs aan de Excursiebegeleider.
4. Betaling door de Klant geschiedt via de website en de daarop vermelde mogelijkheden.
5. De Klant informeert Egypt3Trips vooraf over verminderde validiteit na het plaatsen van de Order en naar de
mogelijkheid tot het volgen van de betreffende Excursie. Bij verzuim hiervan is Klant verantwoordelijk voor de
gevolgen en kan de Klant de Overeenkomst niet annuleren, noch restitutie verkrijgen van reeds betaalde gelden.
6. De Klant is gehouden de aanwijzingen van de Excursiebegeleider op te volgen.
7. De Klant is en blijft verantwoordelijk voor de inschatting of hij/zij/het in voldoende conditie was en is om mee
te doen aan de desbetreffende Excursie.

Artikel 6: Uitvoering Excursie(en)
1. Bij te late aankomst van de Klant kan de Excursiebegeleider beslissen met de uitvoering van de overeengekomen
Excursie te beginnen zonder deze Klant. Er vindt geen restitutie van betaalde bedragen plaats.
2. De duur, omgeving en route van de Excursie kan afwijken van de Overeenkomst of overige vooraf verstrekte informatie
en kan mede afhankelijk van weersomstandigheden worden ingekort of verlengd.
3. In een zodanig geval geldt de Excursie als verricht conform de Overeenkomst, vindt geen restitutie plaats van betaalde
bedragen en ontstaat geen recht op herhaling van de Excursie langs de aanvankelijk genoemde omgeving of route.
4. Bij slecht weer (bijvoorbeeld regen) gaat de Excursie gewoon door, tenzij er onmogelijke of gevaarlijke situaties
ontstaan. Dit is ter beoordeling aan Egypt3Trips c.q. de Excursiebegeleider.
5. De Excursiebegeleider kan een Klant uitsluiten van (verdere) deelname aan de Excursie en ten opzichte van deze Klant
de Overeenkomst ontbinden indien de Klant ondanks voorafgaande waarschuwing:
a. overlast aan de Excursiebegeleider en/of andere Klant(en) bezorgt;
b. de veiligheid van zichzelf en/of anderen in gevaar brengt;
c. in strijd handelt met het bepaalde in artikel 5.6;
d. op onverantwoorde wijze omgaat met natuur en milieu of;
e. de goede sfeer bij de uitvoering van de Excursie bederft.
* Alle hieruit voortvloeiende extra kosten zijn voor rekening van de Klant.
6. Bij voortijdig vertrek van een Klant vindt geen restitutie van betaalde bedragen plaats.
7. De Excursiebegeleider kan een Klant uitsluiten van verdere deelname aan de Excursie en ten opzichte van deze Klant de
Overeenkomst ontbinden indien de conditie naar oordeel van de Excursiebegeleider hem/haar ongeschikt maakt voor
(verdere) deelname aan de Excursie.

Artikel 7: Aansprakelijkheid
1. Deelname aan de Excursie en het eventuele gebruik van materialen en vervoermiddelen, geschiedt op eigen risico van
de Klant. Egypt3Trips aanvaardt geen enkele aansprakelijkheid voor:
a. diefstal, verlies, schade of letsel van of aan zaken dan wel personen, van welke aard dan ook tenzij:
1. er sprake is van opzet of grove schuld van Egypt3Trips dan wel (één van) zijn medewerkers
2. die het directe gevolg is van het opvolgen door de Klant van aanwijzingen van de Excursiebegeleider;
b. de gevolgen van extreme weersinvloeden of andere vormen van overmacht en;
c. eventuele schades die verband houden met, dan wel voortvloeien uit, beroeps- of bedrijfsmatige werkzaamheden die
door derden worden verricht ten behoeve van de Excursie.
2. Iedere aansprakelijkheid van Egypt3Trips is beperkt tot het betaalde bedrag van de Excursie, hetzij het bedrag dat in het
betreffende geval door de verzekeringsmaatschappij van Egypt3Trips wordt uitgekeerd.
3. Kennelijke druk‐ en zetfouten binden Egypt3Trips niet.

Artikel 8: Intellectuele eigendom
1. Tenzij schriftelijk anders is overeengekomen, berusten de auteursrechten en alle overige rechten van intellectuele en
industriële eigendom van de Excursie en de daarbij verstrekte materialen bij Egypt3Trips en/of haar leveranciers.
2. Zonder toestemming van de Begeleider is het niet toegestaan fotografische of andere opnamen te maken van de
Begeleider en deze opnamen te gebruiken voor verspreiding of publicaties. Dit geldt ook voor het maken, gebruiken
en verspreiden van fotografische en andere opnamen van overige deelnemers aan de Excursie.

Artikel 9: Bescherming gegevens klant
1. Egypt3Trips verzamelt, gebruikt en verzendt de persoonsgegevens die betrekking hebben op de Klant in
overeenstemming met de geldende nationale en Europese wet- en regelgeving.
2. Egypt3Trips respecteert de privacy van de Klant en is de enige eigenaar van de informatie die via de website van
Egypt3Trips wordt verkregen, tenzij anders aangegeven. De door Klant verstrekte informatie wordt gebruikt voor het
informeren van de Klant over de Excursie en niet verkocht, gedeeld of verhuurd aan derden op een andere wijze dan
vermeld in de privacyverklaring op de website.

Artikel 10: Klachten
1. Egypt3Trips spant zich in om de Excursie zoveel mogelijk volgens de specificaties van Overeenkomst uit te voeren.
Indien de Klant een tekortkoming in de uitvoering van de Overeenkomst constateert, dient hij deze ter plekke te melden
aan de Excursiebegeleider zodat er een passende oplossing kan worden getroffen.
2. Indien de klacht ter plaatse niet naar tevredenheid is opgelost kan de Klant dit uiterlijk binnen 14 dagen na afloop van
de activiteit, schriftelijk en gemotiveerd kenbaar maken aan Egypt3Trips

 

Artikel 11: Toepasselijk recht en geschillen

1. Op de Overeenkomst is Belgische recht van toepassing,
2. Eventuele geschillen tussen partijen worden voorgelegd aan de bevoegde Belgische rechter.
3. Partijen zullen eerst een beroep op de rechter doen nadat zij zich tot het uiterste hebben ingespannen een geschil in
onderling overleg te beslechten.